Die All-in-One-Lösung für Eventlocations & Hotels.

Ein digitaler Event Manager ist eine Software, die die Kommunikation und Detailabsprache zwischen Veranstaltungsort und Endkunde strukturiert übernimmt. Statt per E-Mail, Telefon und PDF werden alle Eventdetails wie Bestuhlung, Menü, Getränke und Ablauf in einem zentralen Eventraum geklärt. Das Ergebnis ist ein automatisch generiertes Function Sheet, das alle Abteilungen mit den gleichen Informationen versorgt.

Jeder Endkunde erhält einen eigenen Login zu seinem eigenen Eventraum. Dort beantwortet er digitale Detailabsprachen, die der Veranstaltungsort je nach Anlass, Saison und Angebot mit Konditionallogik vorkonfiguriert. Der Kunde erhält Aufgaben mit Fristen und automatischen E-Mail-Remindern, kann Dokumente zentral mit der Location austauschen und seinen Ablaufplan jederzeit aktualisieren. Er sieht den aktuellen Planungsstand transparent in Echtzeit – alle Beteiligten arbeiten auf demselben Datenstand.

Ja. Veranstaltungsorte konfigurieren digitale Detailabsprachen, die je nach Anlass, Location, Saison und Angebot unterschiedlich aufgebaut sind. Über Konditionallogik werden nur die Fragen gestellt, die für das jeweilige Event relevant sind – eine Hochzeit erhält andere Fragen als eine Firmentagung oder ein Bankett. Das beevent-Team konfiguriert die Detailabsprachen im Onboarding gemeinsam mit der Location.

Am Ende der Planungsphase generiert beevent aus den Antworten im Eventraum automatisch ein individuelles Function Sheet für jede Abteilung – Küche, F&B, Technik, Service – und versendet es an die richtigen Personen. Jede Abteilung erhält genau die Informationen, die sie für ihre Arbeit braucht. Manuelles Zusammenstellen, Weiterleiten oder Nachfragen entfällt vollständig.

beevent ist in unter 7 Tagen einsatzbereit. In dieser Zeit werden Corporate Design, digitale Detailabsprachen und Vorlagen für euer Haus konfiguriert, und zwei benannte Personen aus eurem Team werden geschult – remote oder vor Ort. IT-Aufwand entsteht nicht, beevent ist vollständig cloudbasiert.

beevent richtet sich an Eventlocations und Hotels mit Bankett- oder Tagungsbereich – Hochzeitslocations, Eventlocations und Tagungsräume. Sinnvoll wird der Einsatz typischerweise ab 50 Events pro Jahr, weil dort der Aufwand vieler parallel laufender Kundenabstimmungen am größten ist.

Das hängt von der Zahl eurer Standorte und eurem Eventvolumen ab. Beide Module – Digitaler Event Manager und Angebotsgenerator – sind einzeln oder kombiniert buchbar. Preise auf Anfrage: Wir rechnen euren Fall im Demo-Gespräch an euren echten Zahlen durch.

beevent ergänzt bestehende CRM-, PMS- und Bankettsysteme. Schnittstellen richten wir auf Wunsch ein – welche Daten fließen sollen und was das kostet, klären wir vorab und legen es im Angebot offen.

Ja. beevent wird vollständig auf Servern in Deutschland gehostet und entspricht den Anforderungen der DSGVO. Auftragsverarbeitungsverträge können mit dem beevent-Team abgeschlossen werden.

Ja. beevent ist mehrsprachig und eignet sich auch für Veranstaltungsorte mit internationalem Endkundengeschäft. Sowohl die Oberfläche für das Event-Team als auch der Eventraum für Endkunden lassen sich in mehreren Sprachen nutzen. Damit können deutsche Locations auch internationale Firmenkunden, Hochzeitsgäste oder Tagungsteilnehmer strukturiert in deren Landessprache durch den Planungsprozess führen.

Veranstaltungsorte berichten von durchschnittlich 15–20 E-Mails weniger pro Event und einer Reduktion des gesamten Kommunikationsaufwands um etwa 70 Prozent. Das Event-Team gewinnt dadurch Zeit für Sales und Kundenbindung statt manueller Abstimmungsarbeit. Den individuellen ROI für die eigene Location liefert der ROI-Rechner auf der beevent-Website.

Genau diese Dynamik löst beevent auf. Endkunden ändern ihre Planung – Gästezahl, Ablauf, Catering – ohnehin häufig, das ist normal. Im Eventraum aktualisiert der Kunde seine Angaben jedoch selbst, sieht jederzeit den aktuellen Stand und erzeugt damit keine Mehrarbeit für das Event-Team. Mehr Transparenz reduziert die Unsicherheit auf Kundenseite – Rückfragen, Telefonate und Eskalationen sinken deutlich.